仕事効率がUPするノート・メモ活用術

皆さんは普段、ノートやメモを上手に活用できていますか？

「このくらい覚えておけるしメモしなくて大丈夫」と思って後で後悔したこと、ありませんか？

正直、スマホやパソコンが便利な今、学生でもなければノートを使う機会は少ないですよね。

でも、仕事を効率よくこなす為には、ノートはやっぱり便利なものなのです。

そこで今回は、仕事効率をアップさせたい働き女子のための、メモ・ノートの活用術をご紹介します。

これまで、いまいちメモやノートを使いこなせていなかったという人は、ぜひ参考にしてみて下さいね。

メモとノート、本来の使い方とは

「メモ　コツ」や「ノート　使い方」などでネット検索をすると、使い方に関するたくさんの情報がヒットします。

記事を見てみると、「難しい漢字はカタカナで書いてわかりやすく！」や「イラストや図を活用しよう」「色分けして見やすく！」などの情報が。

なかには、シールなどでデコレーションされたり、まるで書籍かと思うほど美しく描かれたノートやメモが紹介されていることも。

しかし、本来メモやノートは仕事を効率よく進めるためのサポート役のはず。

にもかかわらず、カラーペンを何色も使いわけたりイラストや図を書き込んだり、いちいち「むずかしい漢字はカタカナにしよう」なんて考えるのは時間も手間も無駄！

「メモ」という本来の役割から遠ざかってしまいます。

仕事を効率よく進めるために、メモとノートの本当の役割から知っておきましょう。

一日の仕事量を見える化！TODOメモ

1日の貴重な時間を段取りよく進めるためのタスクの管理。

始業と同時に今日するべき仕事を全て書き出しておき、クリアしたものから線で消去します。

ふと目に付いた仕事や途中から割り込んできた仕事を、思いつくままにやってしまう人におすすめです。

こうすることで、本当にやるべき仕事ができなくなったり、締め切りのある仕事をうっかり忘れていた…なんてことを防ぐことができます。

仕事が一つ終わるごとにどんどん次に進めるので効率アップも測れますね。

些細なことでも書き留める！アイデアメモ

頭に浮かんだ発想をとにかくなんでも書き留めておきます。

せっかくのアイデアを忘れてしまうのはもったいない。

つまらないと思うような些細なことでも、こまめにメモする癖をつけましょう。

簡単にメモするだけなら今している作業を止めないですみますし、時間ができた時に落ち着いてアイデアを練ることができます。

ちょっとした思いつきが、おおいに役立つ時がくるかもしれません。

ノートは“取り扱い説明書”

ノートの役割はいわば取扱説明書。

仕事の手順や内容が、いつ見てもすぐにわかるように書かれていることが大切です。

何度も見返さない内容はノートに残す必要はないので、残しておくべきか否かでノートに書く内容の判断を。

本当に必要なことだけ！効率よくメモを取るコツ3つ

メモは所詮メモです。

キレイさや詳しさは二の次にして、とにかく「漏れがないよう要件を押さえる」ことが大切です。

効率よくメモを取るコツを3つご紹介します。

コツ1. ポイントだけをメモする

相手の発言を何でもかんでもメモしていては、時間も手間もかかる上、メモの余白すら足りなくなってしまうかも。

不要なワードは除いた要件のポイントをメモするのがコツ。

とはいえ、単語だけをメモすると後から「なんだったっけ…」ということに陥りやすいもの。

『なに“が”どうした』『誰“に”どうする』など、接続詞を踏まえて最低限の趣旨がわかるように書き込むことがポイントです。

コツ2. 書いたメモは1箇所にまとめておく

一つのメモ帳を使う、すべてのメモをクリップで留めておくなど、メモは1箇所にまとめておきましょう。

メモを探して貴重な時間を無駄にすることがなく、必要な時に必要な情報を手にとる事ができます。

コツ3. 書く時に深く考えない

「後で見た時にわかりやすく…」など、メモの書き方を考え込んでいるのは、まさに無駄！

内容が重複したり漢字が間違っていたりしても、メモの内容さえ分かればなんら支障はないはず。

キレイに書き込むことよりも、メモしそびれないことを重視して下さいね。

後から見てもわかりやすいノートを取るコツ3つ

続いては、ノートの取り方のコツです。

メモは用が済んだら捨ててしまうものですが、ノートは後から何度も見返す必要があるので、より分かりやすく書く必要があります。

とはいえ、完璧なノートに仕上げたところで、時間も手間を大幅に費やしていては意味がありません。

コツ1. ノートは1冊

誰かと共有するのであれば、テーマやプロジェクトごとにノートを分ける必要があります。

しかし、自分一人が見るだけであればノートは1冊にまとめておく方がベター。

「必要な情報をわかりやすく1箇所に」が理想なので、「とにかくこのノートを見れば仕事ができる」という1冊を作りましょう。

コツ2. ペンは3色まで

カラフルに色分けをすれば見やすくなると思いがちですが、それは誤解です。

何色もあると、かえって何が重要なことなのかを瞬時に判断できなくなってしまいます。

重要は赤、それ以外は黒と、2色使いが結局のところ一番分かりやすいものです。

最低でも3色までに留めましょう。

コツ3. 1ページ1テーマと決める

ページ上部にタイトルやプロジェクト名を書き、そのページには一つのテーマしか書き込まないようにします。

ページの途中から別のテーマを書き続けると、後で見返した時に欲しい情報を探しづらくなってしまいます。

また、追加で書き込む必要ができた時に、別ページに書き込むのも分かりにくくなりますよね。

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メモやノートの取り方を変えるだけで、仕事の進め方が変わってきます。

デジタル化が進む現代ですが、手書きのメモを活用することで効率アップを図ることもできるんですね。