12月も後半に差し掛かり、今年も年末調整が行われる時期となりました。
これまで企業に勤めており、あまり関心がなかったという方でも、経営者という立場になれば、しっかり年末調整をしなければいけません。
今回は、年末調整で失敗しないためのポイントを中心に解説しますので、経営者の方はぜひ参考にしてください。
そもそも、年末調整って何？
企業の従業員は、源泉徴収が行われるため、自ら所得税を納税する必要がありません。
ただ、この納税方法には、1つ問題があります。
それは、所得税の計算方法と、納付方法が異なることによって、ずれが発生することです。
所得税は、1月1日～12月31日の所得によって金額が決まるものですが、源泉徴収は、毎月の給与にかかる所得税を差し引くという方法で行われます。
つまり、源泉徴収は、年間の所得税額が決定する前に、税金分を差し引く方法だということです。
年末調整とは、このずれを調整するために行われる作業のことを言います。
“年末”に行われるずれの“調整”ですね。
これはもちろん、源泉徴収を行っている企業側が責任を持って行います。
年末調整の対象者は誰？
基本的に12月に実施される年末調整は、その年の年末まで企業に所属している従業員全員に対して行わなければいけません。
具体的には、正社員だけでなく、アルバイト、パートも含まれます。
逆に、2,000万円以上の年収がある従業員や、日雇いの従業員に対しては、年末調整を実施する必要がありません。
年末調整の正しい流れについて
年末調整では、あらゆる書類を取り扱うことになり、なおかつその年の最後に支払う給与で一気に精算することになるため、焦って12月にすべてを行おうとすると、ミスが発生しやすいです。
そのため、企業は年末調整の時期に備えて、早めの準備をしておく必要があります。
具体的には、まず11月、従業員に書類を渡し、必要事項を記入してもらいましょう。
この際に手渡す書類には、“給与取得者の扶養控除等（異動）申告書”などがあり、従業員の状況に応じて手渡す書類が異なるため、その点もこの時期に確認しなければいけません。
そして、従業員からの書類回収が済んだ後は、12月からいよいよ年末調整の計算に入ります。
手動計算の場合、課税給与所得金額、年調所得税額、年間年税額という順に計算していきます。
これらの計算が終了した後は、従業員1人1人の源泉徴収票を作成します。
源泉徴収票は、従業員に「年末調整をしましたよ」ということを伝える書類としての役割もあるため、忘れずに配布しなければいけません。
また、源泉徴収票の作成が終了した後は、源泉徴収税を納付し、作成したその他の法定調書を、税務署、市区町村に提出します。
提出すべき法定調書には、源泉徴収票の他に、支払調書、法定調書合計表、給与支払報告書があります。
ちなみに、源泉徴収税は、年末調整をした翌年の1月10日までに納付しなければならず、支払調書、法定調書合計表、給与支払報告書は、翌年の1月31日までに提出しなければいけません。
年末調整でよくある失敗と対策について
ここからは、年末調整でよくある失敗とその対策について解説します。
①記入漏れ、控除漏れ
記入漏れもしくは控除漏れは、年末調整においてとても多い失敗です。
特に記入漏れ、控除漏れが起こりやすい項目は、“16歳未満の扶養親族”の記入漏れ、そして“配偶者特別控除”の控除漏れです。
まず、“16歳未満の扶養親族”についてですが、16歳未満の子は、所得税の計算上は扶養親族から外れるものの、住民税の計算上は控除対象です。
それを記入し忘れることはとても多いため、注意しましょう。
また、年末調整対象者の配偶者の給与収入が103万円以上であることに気を取られ、“配偶者特別控除”の控除漏れが発生することも多いため、こちらも注意が必要です。
②従業員の提出が遅くて年末調整が進められない
早めに書類を手渡しても、従業員がなかなか提出しない場合、年末調整を進めることができません。
この状況を防ぐためには、前もって企業内で、書類の提出期限を決めておきましょう。
もちろん、企業が従業員に書類を手渡す時期はバラバラであるため、企業への提出期限というものは定められていませんが、企業が自主的に提出期限を定めなければ、年末調整が進められないという状況になりやすいです。
③改正された部分の適用方法を間違える
年末調整の業務に関しては、毎年のように細かい改正が行われています。
企業における経理の方は、毎年この業務を行っているため、改正されていない部分に関してはすぐに進めることができますが、改正された部分を見落とし、適用方法を間違えてしまうというケースは、非常に多いです。
そのため、毎年年末調整の業務に関しては、改正が行われているかどうかをしっかりチェックしなければいけません。
年末調整をやり直す必要がある場合とは？
従業員や、従業員の配偶者における年間の合計所得金額が確定し、見積金額と大きく乖離してしまった場合、企業は年末調整をやり直さなければいけません。
つまり、従業員にもう1度書類を手渡し、提出してもらわなければいけないということです。
また、やり直す必要があるかどうかを確認するために、年末調整の計算後、あらためて従業員の給与所得に差が生まれていないかをチェックしましょう。
具体的には、給与所得の“確定額”、“見積額”を見比べ、あらためて申告する必要がある従業員を特定します。
最初の年末調整計算から再計算までの期間は、数日間しかないことがほとんどのため、企業の担当者は、できるだけ早めに再申告の対象者を特定しなければいけません。
ちなみに、年末調整のやり直しは、以下の手順で行うとスムーズです。
①リスト作成
従業員における給与所得の収入金額、確定額、見積額を見比べられるリストを作成します。
また、その際には、確定額が高い順に並べておくことで、再申告対象者がいるかどうか確認しやすくなります。
また、もっとわかりやすくするには、確定額と見積額を3段階に区分し、どの従業員がどの段階なのか、すぐわかるような印をつけておくことをおすすめします。
②再申告対象者に印をつける
確定額と見積額を見比べ、一致しない従業員は、再申告対象者となるため、見つけたときにすぐ印をつけておきましょう。
③再申告対象者への書類の配布、回収
再申告の対象となっている従業員が見つかったら、早急に書類を手渡し、あらかじめ期限を定めて再提出してもらいましょう。
また、ここで記入漏れや間違いが発生すると、年末調整のやり直しが間に合わない可能性があるため、企業の担当者は、できるだけわかりやすく、従業員に記入すべき内容を伝えなければいけません。
④年末調整の再計算をする
再申告対象者の従業員から書類を受け取った後は、年末調整を再計算し、源泉徴収額との差を求めます。
その金額を、従業員に追加で精算すれば、年末調整のやり直しは完了です。
具体的な精算方法としては、過不足分のみを現金や振込で精算する方法、そして、翌年1月分の給与やボーナスで精算する方法があります。
まとめ
ここまで、企業が年末調整で失敗しないためのポイントについて解説してきましたが、いかがだったでしょうか？
年末調整と一口に言っても、細かいルールは非常に多く、細心の注意を払っていても、失敗が起こる可能性は高いです。
ただ、失敗しないためのポイントや、思惑通りいかなかったときの対処法を知っておくことで、最終的には問題なく年末調整を完了させられるでしょう。
